Hvad skriver man i et autosvar?

[Rapfisk]

Jeg sidder i en arbejdsgruppe i min afdeling, der arbejder med kommunikation - særligt i forhold til emails og skriftlig kommunikation.

I gruppen har vi talt om at se på, hvad man skriver i autosvar, hvis man er væk i kortere eller længere tid. Jeg har prøvet at google, og der er mange forskellige bud - fra de korrekte til de kreative.

Har I regler for autosvar? Har du selv modtaget gode autosvar - eller det modsatte?

Input modtages med kyshånd!

[PerXX]

Jeg vil nok mene at det bare skrives så kort og præcist som muligt.

F.eks:

"Jeg holder ferie i perioden XX/XX - YY/YY og mails vil ikke blive læst i denne periode.
Vigtige henvendelser bedes sendes til Kollaga@firma.dk"

Som modtager af et autosvar er jeg kun interesseret i at få at vide at min henvendelse ikke vil blive behandlet, hvornår jeg kan forvente at den bliver behandlet, og hvor jeg eventuelt kan henvende mig hvis jeg ikke kan vente så længe.

[Flora]

Jeg synes et godt autosvar skal indeholde oplysning om at personen ikke er til stede, hvornår vedkommende kommer tilbage og hvem man eventuelt kan kontakte i stedet, hvis man ikke kan vente til personen kommer tilbage. Og så helst så kort og præcist som muligt, så man ikke skal sidde og læse en roman.

[Lurende Peber]

Internt svar:

Jeg er ude af huset. Retur 30/02.
Emails vil ikke blive læst før da.

I hastetilfælde kontakt venligst Preben Pebersen hotstuff@firma.com



Eksternt på engelsk og en smule mere høfligt og uddybende.

[girl_beat]

Jeg synes, som Flora også skriver, at det skal indeholde oplysninger om hvem, hvornår og hvordan man kommer i kontakt.

Personligt er jeg til den mere venlige/uformelle form, der også indeholder 'tak for din mail' eller 'hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte min kollega XX'

[BlueBunny]

Tak for din henvendelse.

Jeg er ude af huset til og med xx/xx-xxxx, hvorefter henvendelser vil blive behandlet.

Du er velkommmen til at videresende din forespørgsel til (titel fornavn efternavn) på mail cxxxccc@xxxx, og så vil han/hun kontakte dig snarest.

Venlig hilsen
Xxxx cxxxcccc

[Purple Haze]

Regner med min for mandag tirsdag bliver som følger:

Thank you for your e-mail. Im attending a course and e-mails will not be read.
I will be back 07/03.

[signatur]

[didas]

Min plejer at være:

Tak for din mail.

Jeg holder ferie/er på kursus/ell. lign og er tilbage xxdag d. xx.xx. Mails vil ikke blive læst i perioden.

Er din henvendelse af hastende karakter, kan mine kollegaer kontaktes på tlf. Xx eller mail xx.

[Skorstenen]

Eksternt svar (på dansk og engelsk)
Jeg er ude af huset/holder ferie/whatever og vender tilbage d. xx.xx.xx.
Bemærk at din mail ikke vil blive læst eller videresendt i perioden.

Såfremt din henvendelse ikke vente, bedes du kontakte en af mine kolleger på tlf 12345678.

Internt svar.
Jeg er ude af huset/holder ferie/whatever og vender tilbage d. xx.xx.xx
Karl Børge tager sig af debitorerne, Sven Søren af faktureringen.

[D.itsen]

Min interne er lidt fjollet (jeg har blandt andet været på jagt efter den afskyelige snemand), den eksterne er perioden og hvem man så skal have fat i

[Purple Haze]

Regner med min for mandag tirsdag bliver som følger:

Thank you for your e-mail. Im attending a course and e-mails will not be read.
I will be back 07/03.

[signatur]

Seminar* (ikke "course")

F.eks.: I am attending a seminar at the moment, and cannot respond to emails for the duration. I will be available again on mar 7th.

Det er ikke et seminar, men et course.
Kan godt lide at være korrekt, selvom det er lidt ligegyldigt for modtageren.

[Kattefjæs]

Min plejer at sige:

"Thank you for your email. I am out of office until xxx and will respond as soon as possible on my return.

If your enquiry is urgent, please contact the office directly by emailing xxx@xxx.org.uk, or call on xxxxxxxxxxx. My colleagues will be happy to help.

Thank you."

Hvorfor jeg er væk/hvad jeg laver er irrelevant.

[Rapfisk]

Tak for jeres bud! Det er meget inspirerende.

[dgd2007]

Jeg synes, det mest gavnlige er, hvis den indholder noget om, hvad der sker med ens henvendelse.
Altså den bliver besvaret efter den 17. marts, eller den er blevet videresendt til XXX ... eller et eller andet, så man ved, hvad man kan regne med.

[Raenil]

Min holdning:
I stedet for at lave rigide regler som man skal slå op på intranettet hver gang det er ferie for at huske hvad man skal stille op med autosvar, så prøv at implementere en holdningsændring, så folk rent faktisk bruger featuren, også selvom man bare er væk en enkelt dag. Og så nogle gode hints til hvad der kan stå (hvornår man er tilbage og hvad afsenderen kan gøre i mellemtiden).
Det er langt vigtigere at der kommer et autosvar end at det opfylder nogle corporate standards, som er svære at finde fordi de kun eksisterer i en nyhed som er langt nede i nyhedsflowet på intranettet.