Tidspunkter for afsendelse af e-mail

[GuldPilen]

Jeg arbejder i en international virksomhed, hvor vi har central ledelse, og flere chefer er i lande som Frankrig eller Indien og USA.
Så når projekter ændrer sig, beslutninger tages, eller der skal holdes møder over landegrænser med lande i andre tidszoner, så eksisterer , ikke at læse mails, altså ikke . Er man med i projektet , overholder man også tidszoner, og derved holder sig opdateret så vidt muligt man kan, er man beslutningstager, kan der sidde folk i USA og gå i stå, fordi man ikke opdaterer i 12 timer.

Vi har sikkert forskellige typer job, nogle har aldrig kontakt med udlandet, og andre mere end ofte nok til at vide, mails kan være vigtige og for nogle, nok til at man må svare hvis man kan, når man alligevel vælger at læse med.

Så tidspunkt for afsendelse, den eksisterer vist kun hvis man forholder sig til nationale email, og hvis man altså gider tænke over det, for kollegaer kan jo sidde i andre lande altså udstationeret selvom de er pære danske. Så det kan blive noget rod at gå og skulle tænke tider, især hvis det hænger ved når man får et job, hvor dette ikke er respekteret at man ikke læser dem udenfor ens arbejdstid, især når man er projektansvarlig eller er eksperten de venter på.

Man må formode at der på en dansk arbejdsplads med danske relationer, kan være en omgangstone, hvor folk kommunikerer efter arbejdstid, så kan man vel selv vælge om man er med eller udenfor denne adfærd.

[MrMister]

I mine øjne er det medarbejderens eget ansvar at sige fra, hvis det stresser dem. Og jeg ville til enhver tid fastholde, at de naturligvis ikke skal arbejde i deres fritid - men slet ikke blande sig i, om andre vælger dét.

Jeg har selv påtalt over for andre ledere og medarbejdere, at de aldrig skal kontakte mig pr tlf eller andet uden for arbejdstid og/eller forvente svar på e-mails uden for arbejdstid. Er det kritisk vigtigt, må de tage ansvar selv / apply common sense. Jeg er én gang blevet ringet op (vækket), hvor det var reelt livsvigtigt. Alle andre gange har det været urgent, not important.

Det er e-mails. Jeg bliver rigtig irriteret / stresset / grænseoverskredet, når medarbejdere og ledere bruger sms, messenger og andet, som jeg ikke selv kan vælge, om jeg vil se / agerer på nu. Det påtaler jeg gang på gang. Nogle medarbejdere vil bare ikke forstå det, og typisk er det dem, der automatisk ryger øverst i bunken i corona-contingency-planer. For det er imo absolut no-go at trænge ind i privatsfæren uden modtageren kan sige fra / vælge selv.

Men e-mails kan man slå push fra, så der er det et spørgsmål om at have selvdisciplin

[Aragorn]

Med seneste opdatering er min Outlook begyndt at spørge om jeg vil udsætte afsendelse af e-mail til inden for modtagernes arbejdstid, f.eks. til kl. 8 mandag morgen. Hidtil har jeg set e-mail som noget jeg altid kan sende, og som jeg ikke forventer svar på om aftenen eller i weekender. Hvis jeg en meget sjælden gang skal bruge svar nu, og det er uden for arbejdstid, skriver jeg en SMS eller ringer.

Men jeg går ud fra at Outlook-funktionaliteten er drevet af at nogen ønsker sig det. Så måske sidder der nogle og er trætte af at få mail fra mig kl. 6 lørdag morgen, de tør bare ikke sige noget. Måske bliver de endda vækket af en lyd fra deres telefon.

Konkret sidder jeg og vil sende en informations-mail til en gruppe modtagere. Informationen er vigtig første gang man åbner sin computer og arbejder, så jeg vil egentlig gerne sende den nu, så hvis nogen beslutter at arbejde i weekenden, er de informeret. Men for dem der ikke arbejder i weekenden, er det ikke vigtigt før de åbner deres computer mandag morgen.

Så hvad er god e-mail-konduite? Hvis man ikke må sende e-mails uden for arbejdstid, hvad gør man så i et scenarie som det konkret beskrevne?

I skulle vel ikke have implementeret Bookings for nyligt?

Jeg er bedøvende ligeglad i forhold til det. Jeg opfatter netop mail som information der kan afleveres på et hvilket som helst tidspunkt på døgnet, og det kan godt være kritisk information, men det kan ikke være akut som du selv er inde på. Så er det telefonopkald. Vores eksterne Service Desk leverandør ringer til mig om natten, hvis de ikke selv kan løse problemet, netop fordi de ved at jeg først ser en mail næste dag.

Om folk bliver vækket, kan jeg ikke tage mig af - så må de sætte deres telefon på lydløs, sætte den til ikke at hente mail uden for deres arbejdstid etc. Jeg kan ikke vide hvad deres arbejdstid er, til at starte med. Jeg har eksempelvis ikke faste arbejdstider, og jeg starter og slutter senere end 'normal arbejdstid', fordi det passer bedre med knap 100 kilometer til HQ, rytmen i trafikken og min egen rytme.

Derudover så er der to typer af mennesker: Der er dem, som går op i deres arbejde fordi de finder det sjovt, spændende og udviklende, så de rent faktisk gider at bruge ekstra tid hvis noget kræver det, og der er dem, som klokken 16 lukker og slukker og så gider de bare ikke tænke på det, før de skal møde igen. Det er godt nok svært at vide, hvem man skriver til.

Jeg synes det virker som et populistisk tiltag: Vi ser alt for meget ned i vores skærm, folk kan ikke slappe af, råber psykologerne. Så får man en knap i Outlook så MS ikke kan beskyldes for at være med til at påføre stress. I sidste ende så er det et menneskeproblem. Det er sådan noget man skal tale om, det er ikke noget man skal lade en computer afgøre.

[Raenil]

I min verden er skriftelig kommunikation asynkron og kan sagtens vente til dagen efter - og jeg vil kæmpe længe for at det er modtagers ansvar at slukke på tidspunkter vedkomne ikke vil forstyrres på. Hvis det er vigtigt, kan der ringes. Jeg vil gå så langt som til at sige, at jeg ikke modtager akutte emails. En email er aldrig akut, for man kan ikke forvente at modtager sidder og læser emails hele tiden.

Omkring arbejdsemails er jeg altid blevet understøttet i den holdning i firmapolitiken. Mest præcist et sted hvor der simpelthen ikke var mobiladgang til emails, og politikken statede at emails kunne forventes besvares indenfor 24 timer (hvis kollegen var på arbejde).

Systemer sender os mails hele tiden, og det orker jeg altså ikke at forholde sig til. Jeg holder fri i fritiden.

Er det ikke noget man kan bringe op på et afdelingsmøde, hvis det er uklart hvad der forventes? Det lyder fuldstændigt urimeligt at nogen virksomheder forventer at man forholder sig til emails i fritiden - og jeg har da heller aldrig hørt om det?

Angående den specifikke mail, så kan du jo sætte levering til at være en time før første kollega forventes at møde ind, så har du vidst ikke generet nogen alt for meget?

Men sådan er det ikke på alle arbejdspladser. På min ville jeg forvente at mine medarbejdere svarede på en mail så hurtigt de kunne hvis det var akut. Men vi står også delvist til rådighed 24-7 og det er kun dem der er startet det seneste halve år jeg ikke har talt med kl 3 om morgenen. Så det afhænger nok meget af hvilken type arbejde man har.
Derfor er det super rart selv at sætte den der "Kan vente" markør på sin e-mail. Netop så man kun bliver kontaktet på mærkelige tidspunkter når det er nødvendigt.

Hvorfor ringer i ikke bare, hvis det er vigtigt?
Hvordan kan medarbejderne leve med ikke at have fri?

Vi ringer også hvis det kræver svar lige nu og her. Men hvis det kræver svar inden for et par timer så skriver vi en mail. Om natten ville jeg selvfølgelig forvente at folk sov og derfor altid ringe.

Man vænner sig vel til at det er sådan det er. Og jeg tror faktisk til en vis grænse folk kan lide det. Det er ikke fordi vi beder om noget som de ikke kan forstå hvorfor er vigtigt.
Juleaften og nytårsaften er ikke altid vildt populært at blive ringe op på. Og vi har alle som en prøvet at stå ovre i hjørnet til familiefødselsdagen eller i ferien og prøvet at løse problemer.
Jeg tænker ikke at vores job er enestående på den måde.

Jeg arbejder i drift, jeg bliver ringet op på mærkelige tidspunkter med mærkelige ting, det er en del af min hverdag. Også til fødselsdage og fester.

Hvad jeg ikke forstår er hvorfor emailen ikke kan vente til næste morgen. Og hvorfor i bygger jeres asynkrone kommunikation op om at nogen ikke kan lade telefonen ligge og andre forventer svar på emails uden for arbejdstid?
Hvad foregår der i din virksomhed der kan være så vigtigt at medarbejderne forventes at svare før 8 / efter kl. 16?
Hvordan forhindrer i kunder i at skrive om aftenen?

Man har i øvrigt altid* kunne sætte levering til senere, hvis systemet er Exchange/Outlook. Det er ikke nyt. Det nye er, at Outlook nu aktiv spørger til modtagelsestidspunktet.

*I hvert fald siden Exchange 2000

[TomKah]

I min verden er skriftelig kommunikation asynkron og kan sagtens vente til dagen efter - og jeg vil kæmpe længe for at det er modtagers ansvar at slukke på tidspunkter vedkomne ikke vil forstyrres på. Hvis det er vigtigt, kan der ringes. Jeg vil gå så langt som til at sige, at jeg ikke modtager akutte emails. En email er aldrig akut, for man kan ikke forvente at modtager sidder og læser emails hele tiden.

Omkring arbejdsemails er jeg altid blevet understøttet i den holdning i firmapolitiken. Mest præcist et sted hvor der simpelthen ikke var mobiladgang til emails, og politikken statede at emails kunne forventes besvares indenfor 24 timer (hvis kollegen var på arbejde).

Systemer sender os mails hele tiden, og det orker jeg altså ikke at forholde sig til. Jeg holder fri i fritiden.

Er det ikke noget man kan bringe op på et afdelingsmøde, hvis det er uklart hvad der forventes? Det lyder fuldstændigt urimeligt at nogen virksomheder forventer at man forholder sig til emails i fritiden - og jeg har da heller aldrig hørt om det?

Angående den specifikke mail, så kan du jo sætte levering til at være en time før første kollega forventes at møde ind, så har du vidst ikke generet nogen alt for meget?

Men sådan er det ikke på alle arbejdspladser. På min ville jeg forvente at mine medarbejdere svarede på en mail så hurtigt de kunne hvis det var akut. Men vi står også delvist til rådighed 24-7 og det er kun dem der er startet det seneste halve år jeg ikke har talt med kl 3 om morgenen. Så det afhænger nok meget af hvilken type arbejde man har.
Derfor er det super rart selv at sætte den der "Kan vente" markør på sin e-mail. Netop så man kun bliver kontaktet på mærkelige tidspunkter når det er nødvendigt.

Hvorfor ringer i ikke bare, hvis det er vigtigt?
Hvordan kan medarbejderne leve med ikke at have fri?

Vi ringer også hvis det kræver svar lige nu og her. Men hvis det kræver svar inden for et par timer så skriver vi en mail. Om natten ville jeg selvfølgelig forvente at folk sov og derfor altid ringe.

Man vænner sig vel til at det er sådan det er. Og jeg tror faktisk til en vis grænse folk kan lide det. Det er ikke fordi vi beder om noget som de ikke kan forstå hvorfor er vigtigt.
Juleaften og nytårsaften er ikke altid vildt populært at blive ringe op på. Og vi har alle som en prøvet at stå ovre i hjørnet til familiefødselsdagen eller i ferien og prøvet at løse problemer.
Jeg tænker ikke at vores job er enestående på den måde.

Jeg arbejder i drift, jeg bliver ringet op på mærkelige tidspunkter med mærkelige ting, det er en del af min hverdag. Også til fødselsdage og fester.

Hvad jeg ikke forstår er hvorfor emailen ikke kan vente til næste morgen. Og hvorfor i bygger jeres asynkrone kommunikation op om at nogen ikke kan lade telefonen ligge og andre forventer svar på emails uden for arbejdstid?
Hvad foregår der i din virksomhed der kan være så vigtigt at medarbejderne forventes at svare før 8 / efter kl. 16?
Hvordan forhindrer i kunder i at skrive om aftenen?

Man har i øvrigt altid* kunne sætte levering til senere, hvis systemet er Exchange/Outlook. Det er ikke nyt. Det nye er, at Outlook nu aktiv spørger til modtagelsestidspunktet.

*I hvert fald siden Exchange 2000

Man har jo nok forskellige vaner. Hvis vores produktion kører med en cyklus på 16 timer (Det er bare et eksempel), så kan der være noget der skal fikses inden næste cyklus, men ikke lige i denne time. Så vil jeg personligt hellere have en mail end et opkald.
Vi har i øvrigt support på vagt 24-7, men da det er en kompleks support vil man gerne kunne ringe til en ekspert. Alle der har vagt i rotation vil jo gerne bidrage fordi de selv gerne vil hjælpes når det er dem der sidder forrest.

[Slettet bruger]

I skulle vel ikke have implementeret Bookings for nyligt?

Jeg må indrømme at jeg ikke ved hvad der præcis er sket, knappen er dukket op en dag, men om det er en Microsoft-opdatering eller noget group policy som min arbejdsgiver har sat op, ved jeg ikke. Det lyder på tråden som om det måske er Outlook der er sket noget med.

Jeg kan se at mine egne arbejdstider er konfigureret til 8-17. Det må være noget standard - enten Outlook eller group policy - jeg har ikke selv sat det. Jeg tænker jeg ændrer det til 24/7, så der ikke er nogen der holder sig tilbage med at sende mails til mig, jeg vil helst have adgang til information så tidligt som muligt.

[Slettet bruger]

Vi ville få store problemer hvis man kun måtte sende mails man-fre 8-16.
Jeg har uger hvor jeg kun arbejder 23-07 eller i weekender.

Til gengæld forventes der udelukkende svar når man er betalt for at svare = på job. Og folk der svarer hyppigt i deres fritid får en venlig påmindelse fra lederen om at der henstilles til ikke at læse mails i fritiden

Hvorfor henstilles der til det?

[Selma156]

Jeg sender ofte mails meget sent om aftenen eller på generelt skæve tidspunkter. Det har jeg både gjort i tidligere jobs og nu på mit studie, når jeg fx skal i kontakt med undervisere. Det har jeg aldrig tænkt over skulle være et problem. Jeg svarer jo også kun inden for min egen arbejdstid, medmindre det haster, og så plejer man jo at ringe til hinanden.

[HappyPaww]

I skulle vel ikke have implementeret Bookings for nyligt?

Jeg må indrømme at jeg ikke ved hvad der præcis er sket, knappen er dukket op en dag, men om det er en Microsoft-opdatering eller noget group policy som min arbejdsgiver har sat op, ved jeg ikke. Det lyder på tråden som om det måske er Outlook der er sket noget med.

Jeg kan se at mine egne arbejdstider er konfigureret til 8-17. Det må være noget standard - enten Outlook eller group policy - jeg har ikke selv sat det. Jeg tænker jeg ændrer det til 24/7, så der ikke er nogen der holder sig tilbage med at sende mails til mig, jeg vil helst have adgang til information så tidligt som muligt.

Du kan ændre din arbejdstid inde under kalenderindstillinger (ude i Options menuen)

[ajnaM]

Jeg er i tvivl om, hvor mange der efterhånden kan holde deres arbejde til ‘kontortid’. Mit indtryk er, at de fleste tager noget med hjem - og i øvrigt godt kan lide fleksibiliteten. Jeg kan godt lide at kunne gå tidligt og hente børn, når det er muligt, og så tage arbejdet frem om aftenen. Jeg har også tit hasteopkald aftener og weekender.

Jeg har kollegaer, der på samme måde ‘altid’ er på. Det vildeste tidspunkt har været, at jeg fik en dybt faglig mail fra min tidligere chef nytårsnat kl 2.30.

Til gengæld er der ingen, der forventes at tjekke mail efter 16 og før 8-9 stykker. Er der vigtige opgaver uden for det tidsrum, sender man sms eller ringer.

[Raenil]

Jeg er i tvivl om, hvor mange der efterhånden kan holde deres arbejde til ‘kontortid’. Mit indtryk er, at de fleste tager noget med hjem - og i øvrigt godt kan lide fleksibiliteten. Jeg kan godt lide at kunne gå tidligt og hente børn, når det er muligt, og så tage arbejdet frem om aftenen. Jeg har også tit hasteopkald aftener og weekender.

Jeg har kollegaer, der på samme måde ‘altid’ er på. Det vildeste tidspunkt har været, at jeg fik en dybt faglig mail fra min tidligere chef nytårsnat kl 2.30.

Til gengæld er der ingen, der forventes at tjekke mail efter 16 og før 8-9 stykker. Er der vigtige opgaver uden for det tidsrum, sender man sms eller ringer.

Diskussionen går mest på om man "forstyrrer" andre ved at sende en mail kl. 20.30. Og nej, det synes jeg egentlig ikke - givet fornuftige firmapolitikker, må det være folks eget ansvar at lade være med at tjekke mail udenfor arbejdstid.

(Arbejdstid her defineret som det tidspunkt man arbejder - hvilket for mig sagtens kan ligge på nogle underlige tidspunkter).

[LaMariposa]

I min verden må man altid sende en e-mail. Det er jo ikke som at skrive via Skype/Slack eller andet IM-program, og jeg forventer ikke svar, før folk er på arbejde. Jeg tror, jeg betragter indbakken som en postkasse, som folk kan tømme, når de er på arbejde.

Hvis det er dårlig stil at skrive uden for almindelig arbejdstid, "må" man så heller ikke sende e-mails til folk, der er på ferie? Jeg kunne ikke drømme om at forvente svar i ferien, men arbejdet går jo ikke i stå, mens de er væk, og ofte er der tale om e-mails med flere modtagere (fx fastlæggelse af tidsplaner, ændringer til samme mv.), dvs. afsendelsen kan ikke bare udskydes.

Enig. Må indrømme, at jeg synes, det er lidt noget pjat at skulle tage det hensyn. Jeg forventer ikke svar uden for almindelig arbejdstid, men jeg vil gerne have den frihed, at jeg kan sende emails, når jeg arbejder, uden at skulle bekymre mig om, om modtager synes, det er et passende tidspunkt.

Men mange arbejder jo netop steder hvor der forventes svar på vigtige mails - også udenfor normal arbejdstid. Og for at vide om noget kan vente er man jo nødt til at læse mailen. Så jeg synes det er en god funktion. Den er så nok ikke særlig funktionel over flere tidszoner. Men vi skal jo alle regne med, at selvom noget ikke er en forventning der hvor vi arbejder, kan det jo sagtens være det ande steder.

Hvis man er i samme tidszone, så forstår jeg ikke, at man ikke ringer eller sender en sms, hvis noget haster så meget og er uden for almindelig arbejdstid. Det må da være vildt beslastende at skulle tjekke mail hele tiden, når man har fri.

Men du har selvfølgelig ret i, at forventningerne er forskellige på forskellige arbejdspladser.